Privacyverklaring

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW GEGEVENS

XPCG verzorgt transport en distributie met eigen chauffeurs en eigen depots in Drongen, Laarne en Evergem. Voor de verwerkingen in deze verklaring zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (GDPR), behalve waar wij hieronder uitdrukkelijk iets anders vermelden.

XPCG, [officiële bedrijfsnaam en rechtsvorm invullen], Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gent, België. Ondernemingsnummer [ondernemingsnummer invullen]. E-mail info@xpcg.be. Telefoon +32 470 81 01 13. [Nagaan of XPCG een functionaris voor gegevensbescherming moet aanstellen en zo ja de contactgegevens hier toevoegen.]

2. WELKE GEGEVENS WIJ VERZAMELEN EN WAAROM

Contactformulier: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw bericht. Wij gebruiken die om uw vraag te beantwoorden.

Transportaanvraag op de homepagina: vertrekpunt, bestemming, gewenste datum en de contactgegevens die u erbij geeft. Wij gebruiken die om een planning en een prijs voor te stellen.

Opdrachtgevers: namen en functies van contactpersonen, zakelijke contactgegevens, facturatiegegevens en de afspraken over ritten en zendingen. Wij gebruiken die om de opdracht uit te voeren, te factureren en contact te houden.

Ontvangers van zendingen: naam, afleveradres, telefoonnummer of e-mailadres wanneer dat wordt meegegeven, leveringsinstructies en het bewijs van levering, zoals tijdstip, statusmelding, handtekening of een foto van de afleverplaats.

Chauffeurs en vervoerders in ons platform XPCG Flow: accountgegevens, toegewezen ritten en routes, tijds- en scanregistraties, meldingen onderweg en, bij vervoerders, de bedrijfsgegevens en documenten die wij nodig hebben om na te gaan dat zij het transport mogen uitvoeren. [Precieze gegevensvelden van XPCG Flow laten nakijken voor het platform in productie gaat.]

Sollicitaties: de gegevens die u ons bezorgt via de vacaturepagina, zoals cv, motivatie en, als de functie dat vraagt, rijbewijs en vakbekwaamheid.

Website en blog: [cookies en meetgegevens beschrijven zodra vaststaat welke instellingen op het Framer-platform actief zijn, en verwijzen naar de cookieverklaring].

3. OP WELKE RECHTSGROND WIJ VERWERKEN

Wij verwerken gegevens om een overeenkomst uit te voeren of voor te bereiden (opdrachtgevers, chauffeurs, vervoerders, uw aanvraag). Wij verwerken gegevens omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben: uw vraag beantwoorden, een rit correct uitvoeren, kunnen aantonen dat een zending geleverd is, en onze mensen, goederen en systemen beveiligen. Wij verwerken gegevens omdat de wet ons dat oplegt, bijvoorbeeld voor boekhouding en vervoersdocumenten. Waar wij uw toestemming vragen, kunt u die op elk moment intrekken.

4. GEGEVENS VAN ONTVANGERS: ONZE ROL IN DE KETEN

Wij rijden vaak in opdracht van een pakketdienst, een webshop of een retailer. De ontvanger van een zending is dan geen klant van XPCG. Die opdrachtgever bepaalt welke gegevens ons worden doorgegeven en waarvoor. In dat geval is de opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en treedt XPCG op als verwerker: wij gebruiken die gegevens alleen om de zending te bezorgen en om aan de opdrachtgever terug te melden wat er met de zending gebeurd is. Wij gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en niet voor marketing.

Bent u ontvanger en wilt u weten welke gegevens over uw levering zijn verwerkt, richt u dan bij voorkeur tot de partij bij wie u besteld hebt. Contacteert u ons, dan helpen wij u verder en sturen wij uw vraag door naar de betrokken opdrachtgever. [Verwerkersovereenkomsten met opdrachtgevers nakijken en aan deze paragraaf toetsen.]

5. MET WIE WIJ GEGEVENS DELEN

Met vervoerders en onderaannemers uit ons netwerk die de rit uitvoeren, en enkel met de gegevens die zij daarvoor nodig hebben. Met de opdrachtgever of pakketdienst voor wie wij rijden, voor statusinformatie en leveringsbewijs. Met onze IT-leveranciers en hostingpartij [namen van verwerkers invullen]. Met onze boekhouding en ons sociaal secretariaat [invullen]. Met overheden en controlediensten wanneer de wet dat vraagt. Met onze verzekeraar bij schade [invullen]. Wij verkopen uw gegevens niet.

Onze ritten binnen Europa gaan naar Nederland, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg; die gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte. [Nagaan of leveranciers gegevens buiten de EER verwerken en zo ja, welke waarborgen daarvoor gelden.]

6. HOE LANG WIJ GEGEVENS BEWAREN

Wij houden gegevens niet langer bij dan nodig. Berichten uit het contactformulier en transportaanvragen: [bewaartermijn bepalen]. Gegevens van opdrachtgevers en ritdossiers: [bewaartermijn bepalen]. Leveringsbewijzen: [bewaartermijn bepalen, afstemmen met de opdrachtgevers]. Gegevens in XPCG Flow: [bewaartermijn bepalen]. Sollicitaties: [bewaartermijn bepalen, en vermelden of wij uw kandidatuur mogen bijhouden voor latere vacatures]. Facturen en boekhoudkundige stukken bewaren wij zolang de wet dat oplegt. [Wettelijke bewaartermijnen laten bevestigen.] Werken wij als verwerker, dan volgen wij de bewaartermijn van de opdrachtgever.

7. UW RECHTEN

U hebt het recht om uw gegevens in te kijken en er een kopie van te vragen. U kunt onjuiste gegevens laten verbeteren of aanvullen. U kunt vragen om uw gegevens te wissen. U kunt de verwerking laten beperken. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang steunen. U kunt de gegevens die u zelf gaf, in een leesbaar bestand ontvangen of laten overdragen. Gaf u toestemming, dan kunt u die intrekken zonder dat wat daarvoor gebeurde onwettig wordt. Wij nemen geen beslissingen over u die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen.

8. HOE U UW RECHTEN UITOEFENT

Stuur een e-mail naar info@xpcg.be of een brief naar Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gent. Zeg kort wat u vraagt en, als het over een zending gaat, om welke levering het gaat. Wij kunnen u om een bewijs van identiteit vragen wanneer wij twijfelen wie de aanvraag doet. Wij antwoorden binnen een maand. Is uw vraag omvangrijk, dan laten wij u binnen die maand weten dat wij meer tijd nodig hebben. Gaat uw vraag over gegevens die wij als verwerker beheren, dan bezorgen wij ze aan de verantwoordelijke opdrachtgever en laten wij u weten aan wie.

9. BEVEILIGING

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Toegang tot dossiers en tot XPCG Flow is beperkt tot wie ze nodig heeft voor zijn werk, en onze chauffeurs, medewerkers en vervoerders zijn tot vertrouwelijkheid gehouden. [Concrete beveiligingsmaatregelen beschrijven zodra deze vastliggen.] Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek volgens de AVG aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, wanneer dat vereist is, aan de betrokken personen of aan de opdrachtgever voor wie wij werken.

10. KLACHT BIJ DE TOEZICHTHOUDER

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via klachten@xpcg.be. Wij zoeken liever samen een oplossing. U kunt ook altijd klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kunt zich ook tot de rechter wenden.

11. WIJZIGINGEN AAN DEZE VERKLARING

Onze diensten en ons platform evolueren, dus deze verklaring kan wijzigen. De versie op deze pagina is altijd de geldende versie. Belangrijke wijzigingen kondigen wij aan op de website en, waar dat past, per e-mail aan onze opdrachtgevers. Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op [datum laatste wijziging invullen].