Privacyverklaring voor sollicitanten

1. WIE WIJ ZIJN EN WAAROVER DEZE VERKLARING GAAT

XPCG is een logistieke dienstverlener met zetel te Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gent, België, met ondernemingsnummer [ondernemingsnummer invullen]. Voor de gegevens die u ons als sollicitant bezorgt, is XPCG de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze verklaring geldt voor iedereen die bij ons solliciteert: via de vacaturepagina op onze website, per e-mail, telefonisch of spontaan. Voor bezoekers van de website en voor klanten en leveranciers gelden onze algemene privacyverklaring en ons cookiebeleid.

2. WELKE GEGEVENS WIJ VAN U ONTVANGEN

Wij verwerken de gegevens die u zelf aan ons geeft: uw naam, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer, uw cv en motivatie, uw opleiding, werkervaring en talenkennis, de functie waarvoor u solliciteert en uw beschikbaarheid. Daarbij komen de notities die wij maken tijdens een telefoongesprek of een sollicitatiegesprek, en de gegevens van referenties die u zelf opgeeft.

Voor chauffeursfuncties vragen wij daarnaast wat voor de functie noodzakelijk is: uw rijbewijs met de juiste categorie en geldigheidsdatum, uw bewijs van vakbekwaamheid (code 95) en, waar van toepassing, uw bestuurderskaart. [bepalen of van deze documenten een kopie wordt bewaard en zo ja hoe lang]

3. WAARVOOR WIJ UW GEGEVENS GEBRUIKEN

Wij gebruiken uw gegevens om te beoordelen of uw profiel past bij de vacature, om met u contact op te nemen, om gesprekken te plannen, om uw kwalificaties na te kijken en om, als u wordt weerhouden, uw aanwerving voor te bereiden. Meer niet. Wij gebruiken uw sollicitatie nooit voor commerciële doeleinden en geven ze niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

Er is geen geautomatiseerde besluitvorming. Uw kandidatuur wordt altijd door een mens beoordeeld.

4. WAAROM WIJ DIT MOGEN DOEN

Wij verwerken uw gegevens omdat dat nodig is voor de stappen die aan een arbeidsovereenkomst voorafgaan en die u zelf hebt gevraagd, en omdat wij er een gerechtvaardigd belang bij hebben om onze vacatures zorgvuldig in te vullen. Voor de wervingsreserve en voor het contacteren van referenties baseren wij ons op uw toestemming. Waar de wet ons iets oplegt, verwerken wij op grond van die wettelijke verplichting.

5. WIJ VRAGEN NIET MEER DAN NODIG

Wij vragen alleen gegevens die met de functie te maken hebben. Wij stellen geen vragen over uw gezinssituatie of gezinsplanning, zwangerschap, geloofsovertuiging, politieke of syndicale overtuiging, afkomst, seksuele geaardheid of financiële situatie. Een foto is niet verplicht. Bezorgt u ons zulke informatie toch uit eigen beweging, dan speelt ze geen rol in de beoordeling.

6. GEZONDHEID EN STRAFRECHTELIJK VERLEDEN

Gegevens over uw gezondheid vragen wij niet op. Schrijft de wet voor een bepaalde functie een medische geschiktheidsbeoordeling voor, dan gebeurt die door de arbeidsarts van onze externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Wij ontvangen daarvan enkel het besluit geschikt of niet geschikt, nooit uw medisch dossier. [naam externe dienst voor preventie en bescherming op het werk invullen]

Gegevens over een strafrechtelijk verleden, zoals een uittreksel uit het strafregister, vragen wij alleen wanneer de wet dat voor die specifieke functie toelaat of oplegt, en pas op het einde van de procedure. [nagaan voor welke functies een uittreksel uit het strafregister wettelijk gevraagd mag worden]

7. WIE UW GEGEVENS KAN INZIEN

Binnen XPCG zien alleen de mensen die bij de aanwerving betrokken zijn uw dossier: de zaakvoerder, de persoon die de werving opvolgt en de verantwoordelijke van de afdeling waarvoor u solliciteert. Collega’s die er niets mee te maken hebben, krijgen geen toegang.

Daarnaast zijn er externe dienstverleners die onze website en onze mailbox draaien en die daardoor technisch bij de gegevens kunnen. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst. [verwerkers invullen: leverancier websiteplatform, e-maildienst, eventuele wervingssoftware, telkens met vestigingsplaats en land] Wij geven uw kandidatuur niet door aan andere bedrijven, ook niet aan onze vaste vervoerders, tenzij u ons daar uitdrukkelijk om vraagt. [nagaan of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt en welke waarborgen dan gelden]

8. HOE LANG WIJ UW GEGEVENS BEWAREN

Wordt u aangeworven, dan gaan de gegevens uit uw sollicitatie over in uw personeelsdossier en gelden vanaf dan de bewaartermijnen voor personeelsgegevens. [bewaartermijn personeelsdossier bepalen] [wettelijke bewaartermijnen voor sociale documenten laten bevestigen]

Wordt u niet weerhouden, dan verwijderen wij uw gegevens binnen [bewaartermijn na afwijzing bepalen] na het einde van de procedure, tenzij u ons toestemming hebt gegeven om ze in onze wervingsreserve te houden.

9. WERVINGSRESERVE

Past uw profiel bij ons maar is er op dat moment geen geschikte vacature, dan houden wij uw gegevens graag bij voor later. Dat doen wij alleen als u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Wij bewaren uw dossier dan gedurende [bewaartermijn wervingsreserve bepalen] en gebruiken het enkel om u te contacteren over vacatures bij XPCG.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken met een bericht aan vacature@xpcg.be. Wij verwijderen uw gegevens dan. Toestemming weigeren of intrekken heeft geen gevolgen voor een lopende of latere sollicitatie.

10. UW RECHTEN

U hebt het recht om uw gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen, om ze te laten verbeteren of aanvullen, om ze te laten wissen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt, om de gegevens die u zelf gaf in een leesbaar formaat te ontvangen, en om een gegeven toestemming in te trekken.

Een vraag stuurt u naar vacature@xpcg.be. Wij antwoorden binnen een maand. Om zeker te zijn dat wij de gegevens aan de juiste persoon bezorgen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

11. CONTACT EN KLACHTEN

XPCG, Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gent, België. E-mail vacature@xpcg.be, telefoon +32 470 81 01 13. [nagaan of XPCG een functionaris voor gegevensbescherming moet aanstellen en zo ja, contactgegevens invullen]

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons eerst weten. Wij zoeken dan samen een oplossing. U kunt ook altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

12. WIJZIGINGEN

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze of de regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op onze website. Laatst bijgewerkt op [datum laatste wijziging invullen].