Déclaration de confidentialité

Cette page est une traduction de la version néerlandaise. En cas de divergence, la version néerlandaise fait foi.

1. QUI EST RESPONSABLE DE VOS DONNÉES

XPCG assure le transport et la distribution avec ses propres chauffeurs et ses propres dépôts à Drongen, Laarne et Evergem. Pour les traitements décrits dans cette déclaration, nous sommes le responsable du traitement au sens du RGPD, sauf mention contraire expresse ci-dessous.

XPCG, [indiquer la dénomination officielle de l’entreprise et sa forme juridique], Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gand, Belgique. Numéro d’entreprise [indiquer le numéro d’entreprise]. E-mail info@xpcg.be. Téléphone +32 470 81 01 13. [Vérifier si XPCG doit désigner un délégué à la protection des données et, le cas échéant, ajouter ici ses coordonnées.]

2. QUELLES DONNÉES NOUS COLLECTONS ET POURQUOI

Formulaire de contact : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre message. Nous les utilisons pour répondre à votre question.

Demande de transport sur la page d’accueil : point de départ, destination, date souhaitée et les coordonnées que vous y joignez. Nous les utilisons pour proposer une planification et un prix.

Donneurs d’ordre : noms et fonctions des personnes de contact, coordonnées professionnelles, données de facturation ainsi que les accords relatifs aux trajets et aux envois. Nous les utilisons pour exécuter la mission, facturer et rester en contact.

Destinataires d’envois : nom, adresse de livraison, numéro de téléphone ou adresse e-mail lorsqu’ils sont fournis, instructions de livraison et la preuve de livraison, comme l’heure, le statut, la signature ou une photo du lieu de dépôt.

Chauffeurs et transporteurs dans notre plateforme XPCG Flow : données de compte, trajets et tournées attribués, enregistrements d’heures et de scans, signalements en route et, pour les transporteurs, les données d’entreprise et documents dont nous avons besoin pour vérifier qu’ils peuvent exécuter le transport. [Faire vérifier les champs de données exacts de XPCG Flow avant la mise en production de la plateforme.]

Candidatures : les données que vous nous transmettez via la page des offres d’emploi, comme votre CV, votre motivation et, si la fonction l’exige, votre permis de conduire et votre aptitude professionnelle.

Site web et blog : [décrire les cookies et les données de mesure dès que les paramètres actifs sur la plateforme Framer auront été établis, et renvoyer à la politique relative aux cookies].

3. SUR QUELLE BASE JURIDIQUE NOUS TRAITONS

Nous traitons des données pour exécuter ou préparer un contrat (donneurs d’ordre, chauffeurs, transporteurs, votre demande). Nous traitons des données sur la base de notre intérêt légitime : répondre à votre question, exécuter correctement un trajet, pouvoir démontrer qu’un envoi a été livré, et sécuriser nos personnes, marchandises et systèmes. Nous traitons des données parce que la loi nous l’impose, par exemple pour la comptabilité et les documents de transport. Là où nous demandons votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

4. DONNÉES DES DESTINATAIRES : NOTRE RÔLE DANS LA CHAÎNE

Nous roulons souvent pour le compte d’un service colis, d’une boutique en ligne ou d’un détaillant. Le destinataire d’un envoi n’est alors pas un client de XPCG. Ce donneur d’ordre détermine quelles données nous sont transmises et dans quel but. Dans ce cas, le donneur d’ordre est le responsable du traitement et XPCG agit comme sous-traitant : nous utilisons ces données uniquement pour livrer l’envoi et pour informer le donneur d’ordre de son statut. Nous ne les utilisons pas à nos propres fins ni à des fins de marketing.

Si vous êtes destinataire et souhaitez savoir quelles données ont été traitées pour votre livraison, adressez-vous de préférence à la partie auprès de laquelle vous avez commandé. Si vous nous contactez, nous vous aidons et transmettons votre question au donneur d’ordre concerné. [Examiner les accords de sous-traitance conclus avec les donneurs d’ordre et vérifier leur conformité avec ce paragraphe.]

5. AVEC QUI NOUS PARTAGEONS DES DONNÉES

Avec les transporteurs et sous-traitants de notre réseau qui exécutent le trajet, et uniquement avec les données dont ils ont besoin. Avec le donneur d’ordre ou le service colis pour lequel nous roulons, pour le statut et la preuve de livraison. Avec nos fournisseurs IT et notre hébergeur [indiquer les noms des sous-traitants]. Avec notre comptabilité et notre secrétariat social [à compléter]. Avec les autorités et services de contrôle lorsque la loi l’exige. Avec notre assureur en cas de dommage [à compléter]. Nous ne vendons pas vos données.

Nos trajets en Europe vont vers les Pays-Bas, la France, l’Allemagne et le Luxembourg ; ces données restent dans l’Espace économique européen. [Vérifier si des fournisseurs traitent des données en dehors de l’EEE et, le cas échéant, quelles garanties s’appliquent.]

6. COMBIEN DE TEMPS NOUS CONSERVONS LES DONNÉES

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire. Messages du formulaire de contact et demandes de transport : [déterminer la durée de conservation]. Données des donneurs d’ordre et dossiers de trajets : [déterminer la durée de conservation]. Preuves de livraison : [déterminer la durée de conservation en concertation avec les donneurs d’ordre]. Données dans XPCG Flow : [déterminer la durée de conservation]. Candidatures : [déterminer la durée de conservation et préciser si nous pouvons conserver votre candidature pour de futures offres d’emploi]. Nous conservons les factures et pièces comptables aussi longtemps que la loi l’impose. [Faire confirmer les durées légales de conservation.] Lorsque nous agissons comme sous-traitant, nous suivons le délai de conservation du donneur d’ordre.

7. VOS DROITS

Vous avez le droit de consulter vos données et d’en demander une copie. Vous pouvez faire corriger ou compléter des données inexactes. Vous pouvez demander l’effacement de vos données. Vous pouvez faire limiter le traitement. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime. Vous pouvez recevoir les données que vous avez fournies dans un fichier lisible ou les faire transférer. Si vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer sans que ce qui a été fait auparavant devienne illicite. Nous ne prenons aucune décision vous concernant qui reposerait exclusivement sur un traitement automatisé.

8. COMMENT EXERCER VOS DROITS

Envoyez un e-mail à info@xpcg.be ou un courrier à Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gand. Dites brièvement ce que vous demandez et, s’il s’agit d’un envoi, de quelle livraison il s’agit. Nous pouvons vous demander une preuve d’identité en cas de doute sur l’auteur de la demande. Nous répondons dans le mois. Si votre demande est volumineuse, nous vous informons dans ce délai qu’il nous faut plus de temps. Si votre question porte sur des données que nous gérons comme sous-traitant, nous la transmettons au donneur d’ordre responsable et vous indiquons à qui.

9. SÉCURITÉ

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données. L’accès aux dossiers et à XPCG Flow est limité à ceux qui en ont besoin pour leur travail, et nos chauffeurs, collaborateurs et transporteurs sont tenus à la confidentialité. [Décrire les mesures de sécurité concrètes dès qu’elles auront été définies.] Si malgré tout un incident survient, nous notifions toute fuite de données conformément au RGPD à l’Autorité de protection des données et, lorsque c’est requis, aux personnes concernées ou au donneur d’ordre pour lequel nous travaillons.

10. RÉCLAMATION AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, faites-le-nous d’abord savoir via klachten@xpcg.be. Nous préférons chercher une solution ensemble. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, via www.autoriteprotectiondonnees.be. Vous pouvez également saisir le juge.

11. MODIFICATIONS DE CETTE DÉCLARATION

Nos services et notre plateforme évoluent, cette déclaration peut donc changer. La version publiée sur cette page est toujours la version en vigueur. Nous annonçons les modifications importantes sur le site et, le cas échéant, par e-mail à nos donneurs d’ordre. Cette déclaration a été mise à jour pour la dernière fois le [indiquer la date de la dernière modification].