Confidentialité des candidats

Cette page est une traduction de la version néerlandaise. En cas de divergence, la version néerlandaise fait foi.

1. QUI NOUS SOMMES ET DE QUOI TRAITE CETTE DÉCLARATION

XPCG est un prestataire logistique dont le siège est établi à Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gand, Belgique, numéro d’entreprise [indiquer le numéro d’entreprise]. Pour les données que vous nous transmettez en tant que candidat, XPCG est le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Cette déclaration vaut pour toute personne qui postule chez nous : via la page des offres d’emploi de notre site, par e-mail, par téléphone ou au moyen d’une candidature spontanée. Pour les visiteurs du site et pour les clients et fournisseurs, notre déclaration de confidentialité générale et notre politique de cookies s’appliquent.

2. QUELLES DONNÉES NOUS RECEVONS DE VOUS

Nous traitons les données que vous nous donnez vous-même : votre nom, votre lieu de résidence, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, votre CV et votre motivation, votre formation, votre expérience professionnelle et vos connaissances linguistiques, la fonction pour laquelle vous postulez et vos disponibilités. Nous traitons également les notes que nous prenons lors d’un entretien téléphonique ou d’un entretien d’embauche, et les données des références que vous indiquez vous-même.

Pour les fonctions de chauffeur, nous demandons en outre ce qui est nécessaire à la fonction : votre permis de conduire avec la bonne catégorie et sa date de validité, votre certificat d’aptitude professionnelle (code 95) et, le cas échéant, votre carte de conducteur. [déterminer si une copie de ces documents est conservée et, le cas échéant, pendant combien de temps]

3. À QUOI NOUS UTILISONS VOS DONNÉES

Nous utilisons vos données pour évaluer si votre profil correspond à l’offre, pour vous contacter, pour planifier des entretiens, pour vérifier vos qualifications et, si vous êtes retenu, pour préparer votre engagement. Rien de plus. Nous n’utilisons jamais votre candidature à des fins commerciales et ne la transmettons pas à des tiers pour leur propre usage.

Il n’y a pas de décision automatisée. Votre candidature est toujours évaluée par un être humain.

4. POURQUOI NOUS POUVONS LE FAIRE

Nous traitons vos données parce que c’est nécessaire aux démarches qui précèdent un contrat de travail et que vous avez vous-même demandées, et parce que nous avons un intérêt légitime à pourvoir nos postes avec soin. Pour la réserve de recrutement et la prise de contact avec vos références, nous nous fondons sur votre consentement. Lorsque la loi nous l’impose, nous traitons les données sur la base de cette obligation légale.

5. NOUS NE DEMANDONS PAS PLUS QUE NÉCESSAIRE

Nous ne demandons que des données en rapport avec la fonction. Nous ne posons pas de questions sur votre situation familiale ou votre projet familial, une grossesse, vos convictions religieuses, politiques ou syndicales, votre origine, votre orientation sexuelle ou votre situation financière. Une photo n’est pas obligatoire. Si vous nous transmettez néanmoins de telles informations de votre propre initiative, elles ne jouent aucun rôle dans l’évaluation.

6. SANTÉ ET PASSÉ JUDICIAIRE

Nous ne demandons pas de données sur votre santé. Si la loi prescrit une évaluation médicale d’aptitude pour une fonction donnée, elle est réalisée par le médecin du travail de notre service externe de prévention et de protection au travail. Nous n’en recevons que la conclusion, apte ou inapte, jamais votre dossier médical. [indiquer le nom du service externe pour la prévention et la protection au travail]

Nous ne demandons des données sur un passé judiciaire, comme un extrait de casier judiciaire, que lorsque la loi le permet ou l’impose pour cette fonction précise, et seulement en fin de procédure. [vérifier pour quelles fonctions un extrait de casier judiciaire peut légalement être demandé]

7. QUI PEUT CONSULTER VOS DONNÉES

Au sein de XPCG, seules les personnes impliquées dans le recrutement voient votre dossier : le gérant, la personne qui suit le recrutement et le responsable du département pour lequel vous postulez. Les collègues qui n’y sont pas associés n’y ont pas accès.

Il existe par ailleurs des prestataires externes qui font tourner notre site et notre boîte mail et qui peuvent donc techniquement accéder aux données. Nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance. [indiquer les sous-traitants : fournisseur de la plateforme du site, service de messagerie et éventuel logiciel de recrutement, en précisant pour chacun le lieu d’établissement et le pays] Nous ne transmettons pas votre candidature à d’autres entreprises, pas même à nos transporteurs attitrés, sauf si vous nous le demandez expressément. [vérifier si des données sont traitées en dehors de l’Espace économique européen et quelles garanties s’appliquent]

8. COMBIEN DE TEMPS NOUS CONSERVONS VOS DONNÉES

Si vous êtes engagé, les données de votre candidature passent dans votre dossier du personnel et les délais de conservation des données du personnel s’appliquent dès lors. [déterminer la durée de conservation du dossier du personnel] [faire confirmer les durées légales de conservation des documents sociaux]

Si vous n’êtes pas retenu, nous supprimons vos données dans [déterminer la durée de conservation après le rejet d’une candidature] après la fin de la procédure, sauf si vous nous avez autorisés à les garder dans notre réserve de recrutement.

9. RÉSERVE DE RECRUTEMENT

Si votre profil nous convient mais qu’aucun poste adapté n’est ouvert à ce moment-là, nous gardons volontiers vos données pour plus tard. Nous ne le faisons que si vous y consentez expressément. Nous conservons alors votre dossier pendant [déterminer la durée de conservation dans la réserve de recrutement] et ne l’utilisons que pour vous contacter au sujet de postes chez XPCG.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment par un message à vacature@xpcg.be. Nous supprimons alors vos données. Refuser ou retirer votre consentement n’a aucune conséquence sur une candidature en cours ou ultérieure.

10. VOS DROITS

Vous avez le droit de consulter vos données et d’en recevoir une copie, de les faire corriger ou compléter, de les faire effacer, de faire limiter le traitement, de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, de recevoir les données que vous avez fournies dans un format lisible, et de retirer un consentement donné.

Adressez toute demande à vacature@xpcg.be. Nous répondons dans le mois. Pour être sûrs de remettre les données à la bonne personne, nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.

11. CONTACT ET RÉCLAMATIONS

XPCG, Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gand, Belgique. E-mail vacature@xpcg.be, téléphone +32 470 81 01 13. [vérifier si XPCG doit désigner un délégué à la protection des données et, le cas échéant, indiquer ses coordonnées]

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, faites-le-nous d’abord savoir. Nous chercherons une solution ensemble. Vous pouvez aussi toujours introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.

12. MODIFICATIONS

Nous adaptons cette déclaration lorsque notre façon de travailler ou la réglementation change. La version actuelle figure toujours sur notre site. Dernière mise à jour le [indiquer la date de la dernière modification].