Polityka prywatności

Ta strona jest tłumaczeniem wersji niderlandzkiej. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja niderlandzka.

1. KTO ODPOWIADA ZA PAŃSTWA DANE

XPCG zajmuje się transportem i dystrybucją z własnymi kierowcami i własnymi magazynami w Drongen, Laarne i Evergem. W odniesieniu do operacji opisanych w tej polityce jesteśmy administratorem danych w rozumieniu RODO, chyba że poniżej wyraźnie wskazano inaczej.

XPCG, [wpisać oficjalną nazwę przedsiębiorstwa i formę prawną], Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gandawa, Belgia. Numer przedsiębiorstwa [wpisać numer przedsiębiorstwa]. E-mail info@xpcg.be. Telefon +32 470 81 01 13. [Sprawdzić, czy XPCG musi wyznaczyć inspektora ochrony danych, a jeśli tak, dodać tutaj jego dane kontaktowe.]

2. JAKIE DANE ZBIERAMY I PO CO

Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i treść wiadomości. Wykorzystujemy je, aby odpowiedzieć na Państwa pytanie.

Zapytanie transportowe na stronie głównej: miejsce nadania, cel, pożądana data i podane przy tym dane kontaktowe. Wykorzystujemy je, aby zaproponować plan i cenę.

Zleceniodawcy: imiona, nazwiska i funkcje osób kontaktowych, służbowe dane kontaktowe, dane rozliczeniowe oraz ustalenia dotyczące kursów i przesyłek. Wykorzystujemy je do realizacji zlecenia, fakturowania i utrzymywania kontaktu.

Odbiorcy przesyłek: imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu lub adres e-mail, jeśli je podano, instrukcje doręczenia oraz dowód dostawy, np. godzina, status, podpis lub zdjęcie miejsca pozostawienia.

Kierowcy i przewoźnicy w naszej platformie XPCG Flow: dane konta, przydzielone kursy i trasy, rejestracje czasu i skanów, zgłoszenia w drodze oraz, u przewoźników, dane firmowe i dokumenty potrzebne do weryfikacji, że mogą wykonywać transport. [Przed uruchomieniem platformy produkcyjnie sprawdzić dokładne pola danych w XPCG Flow.]

Rekrutacja: dane przekazane przez stronę z ofertami pracy, np. CV, list motywacyjny oraz, jeśli stanowisko tego wymaga, prawo jazdy i kwalifikacje zawodowe.

Strona i blog: [opisać pliki cookie i dane analityczne po ustaleniu, które ustawienia są aktywne na platformie Framer, oraz odesłać do polityki plików cookie].

3. NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY

Przetwarzamy dane w celu wykonania lub przygotowania umowy (zleceniodawcy, kierowcy, przewoźnicy, Państwa zapytanie). Przetwarzamy dane, ponieważ mamy w tym prawnie uzasadniony interes: odpowiedzieć na pytanie, poprawnie wykonać kurs, móc wykazać, że przesyłka została dostarczona, oraz chronić naszych ludzi, towary i systemy. Przetwarzamy dane, ponieważ wymaga tego prawo, np. dla księgowości i dokumentów transportowych. Tam, gdzie prosimy o zgodę, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać.

4. DANE ODBIORCÓW: NASZA ROLA W ŁAŃCUCHU

Często jeździmy na zlecenie firmy kurierskiej, sklepu internetowego lub sieci handlowej. Odbiorca przesyłki nie jest wtedy klientem XPCG. To zleceniodawca decyduje, jakie dane są nam przekazywane i w jakim celu. W takim przypadku zleceniodawca jest administratorem, a XPCG działa jako podmiot przetwarzający: używamy tych danych wyłącznie do doręczenia przesyłki oraz przekazania zleceniodawcy informacji o jej statusie. Nie używamy ich do własnych celów ani do marketingu.

Jeśli są Państwo odbiorcą i chcą wiedzieć, jakie dane o Państwa dostawie były przetwarzane, prosimy zwrócić się najpierw do firmy, u której złożono zamówienie. Jeśli skontaktują się Państwo z nami, pomożemy i przekażemy pytanie właściwemu zleceniodawcy. [Sprawdzić umowy powierzenia przetwarzania danych zawarte z klientami i porównać je z niniejszym punktem.]

5. Z KIM DZIELIMY SIĘ DANYMI

Z przewoźnikami i podwykonawcami z naszej sieci, którzy wykonują kurs — wyłącznie danymi, których do tego potrzebują. Ze zleceniodawcą lub firmą kurierską, dla której jeździmy — dla informacji o statusie i dowodu dostawy. Z naszymi dostawcami IT i hostingiem [wpisać nazwy podmiotów przetwarzających]. Z naszą księgowością i sekretariatem socjalnym [do uzupełnienia]. Z organami władzy i służbami kontrolnymi, gdy wymaga tego prawo. Z naszym ubezpieczycielem w razie szkody [do uzupełnienia]. Nie sprzedajemy Państwa danych.

Nasze kursy w Europie prowadzą do Holandii, Francji, Niemiec i Luksemburga; te dane pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym. [Sprawdzić, czy dostawcy przetwarzają dane poza EOG, a jeśli tak, jakie zabezpieczenia mają zastosowanie.]

6. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE

Nie przechowujemy danych dłużej, niż to konieczne. Wiadomości z formularza kontaktowego i zapytania transportowe: [ustalić okres przechowywania]. Dane zleceniodawców i akta kursów: [ustalić okres przechowywania]. Dowody dostawy: [ustalić okres przechowywania w uzgodnieniu z klientami]. Dane w XPCG Flow: [ustalić okres przechowywania]. Rekrutacje: [ustalić okres przechowywania i wskazać, czy możemy zachować kandydaturę na potrzeby przyszłych rekrutacji]. Faktury i dokumenty księgowe przechowujemy tak długo, jak wymaga prawo. [Potwierdzić ustawowe okresy przechowywania.] Gdy działamy jako podmiot przetwarzający, stosujemy okres przechowywania zleceniodawcy.

7. PAŃSTWA PRAWA

Mają Państwo prawo wglądu w swoje dane i otrzymania ich kopii. Mogą Państwo sprostować lub uzupełnić nieprawidłowe dane. Mogą Państwo zażądać usunięcia danych. Mogą Państwo ograniczyć przetwarzanie. Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Mogą Państwo otrzymać dane, które sami podali, w czytelnym pliku lub przekazać je dalej. Jeśli udzielili Państwo zgody, mogą ją Państwo wycofać, przy czym wcześniejsze przetwarzanie pozostaje zgodne z prawem. Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

8. JAK SKORZYSTAĆ ZE SWOICH PRAW

Prosimy wysłać e-mail na info@xpcg.be lub list na adres Industriepark-Drongen 15d, 9031 Gandawa. Prosimy krótko opisać żądanie, a jeśli dotyczy przesyłki — wskazać, o którą dostawę chodzi. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, gdy mamy wątpliwości, kto składa wniosek. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Jeśli wniosek jest obszerny, w tym samym miesiącu poinformujemy, że potrzebujemy więcej czasu. Jeśli wniosek dotyczy danych, którymi zarządzamy jako podmiot przetwarzający, przekażemy go odpowiedzialnemu zleceniodawcy i poinformujemy, komu.

9. BEZPIECZEŃSTWO

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Państwa dane. Dostęp do akt i do XPCG Flow mają tylko osoby, które potrzebują go do pracy, a nasi kierowcy, pracownicy i przewoźnicy są zobowiązani do poufności. [Opisać konkretne środki bezpieczeństwa po ich ostatecznym ustaleniu.] Jeśli mimo wszystko coś pójdzie nie tak, zgłaszamy naruszenie danych zgodnie z RODO do organu ochrony danych oraz, gdy to wymagane, osobom, których dotyczy, lub zleceniodawcy, dla którego pracujemy.

10. SKARGA DO ORGANU NADZORCZEGO

Jeśli nie są Państwo zadowoleni z tego, jak obchodzimy się z danymi, prosimy najpierw dać nam znać przez klachten@xpcg.be. Wolimy szukać rozwiązania razem. Zawsze mogą też Państwo złożyć skargę do belgijskiego organu ochrony danych: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Bruksela, przez www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Mogą się Państwo także zwrócić do sądu.

11. ZMIANY TEJ POLITYKI

Nasze usługi i nasza platforma się rozwijają, więc ta polityka może się zmieniać. Wersja na tej stronie jest zawsze wersją obowiązującą. Ważne zmiany ogłaszamy na stronie oraz, gdy to stosowne, e-mailem do naszych zleceniodawców. Tę politykę zaktualizowano ostatnio dnia [wpisać datę ostatniej zmiany].